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ヤマヒロではガソリンの供給を起点としたビジネスを展開しており、約30店舗のサービスステーションを運営しています。各店舗の採用状況に応じて、月次で求人をかけていたフローを変えて、採用を通年化させようと考えていたところ、応募者対応に割く時間をしっかりと確保しなければいけないことから、通年化になかなか踏み出せずにいました。同社がどのような取り組みをされたのか、ヒューマンソリューション部の市川様とニコニコレンタカー大久保店の店長である鈴木様にお話をお伺いしました。

ヤマヒロ株式会社

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ヤマヒロ株式会社

業種
:サービスステーション事業 (石油販売)
従業員数
:360名
プラン
:スモール(月間100応募)
導入時期
:2019年8月
店舗数
:約30店舗
採用の体制
:アルバイト採用の受付を本部に集約し、面接は各店舗で直接実施
Subject
課題
  • 通年採用を行いたいが応募者対応を随時行う工数が割けずに踏みとどまっていた
  • お客様対応を最優先で行う必要があり、応募者との連絡のタイミングが合わず
    日程調整までに数週間掛ってしまう
Purpose
導入目的
  • 採用を通年化をしたい
  • 応募から面接日程調整までの時間を短縮したい
  • 採用コストを削減したい
Result
結果
  • 店舗ごとの採用進捗状況を可視化し通年化を実現
  • 面接設定率の向上50%→ 83%へ
  • 採用率が3倍になり月間120万円近いコスト削減に

課題

面接の日程を決めるだけでも数週間かかってしまう

市川様:ヒューマンリソース部では、基本は新卒採用と中途採用を行なっているのですが、 弊社ではアルバイト採用の受付を本部に集約していて、面接は各店舗で直接実施していました。
Web媒体はマイナビ様、紙媒体はタウンワーク様の2社で振り分けを行なっています。
流れとしては店長が電話やメールで応募者に連絡をし、面接の日程調整を行なっていました。
小売業なので目の前のお客様対応を最優先としている為、応募者との連絡のタイミングが合わずに、 面接の日程を決めるだけでも数週間かかってしまっていたことを課題と感じていました。
当初は面接設定率が約50%、来社率が15%程度だったため、 10人のうち1人か2人くらいしか面接を実施することができていませんでした。

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導入目的

オートークビズの導入が通年採用に踏み込んだきっかけに

市川様:各店舗の採用状況に応じて、月次で求人をかけていたフローを変えて、 採用を通年化させようと考えていたところ、応募者対応に割く時間をしっかりと確保しなければいけないことから、 通年化になかなか踏み出せずにいたのですが、ちょうどそのタイミングで媒体会社の担当者の方から オートークビズの提案を受けたことが、 通年採用に踏み込んだきっかけにもなりました。
弊社ではgoogleのGsuiteの導入しており、全社員アカウントを付与されていました。
オートークビズがgoogleカレンダーとの連携ができることから相性がよいと感じました。



今までもIT化推進を率先して取り組んできた経験から 導入時の大きな障壁はあまりなかった

市川様:社長がもともSEだったこともありITに明るい人なので、社長自らがIT化を率先して進めていた部分があります。
実は結構年齢層の高い社員さんもいるので、当初はガラケーの人も多くて、 スマホを浸透させるために賞与のタイミングの時に社長面談でラインとツイッターで社長と繋がったら、 それぞれ5,000円ずつ出す企画を社長発案で行ったりしていて。
今までもGsuiteの導入など新しい取り組みを推進していった背景があり、 その障害を乗り越えてきた経験が社員の皆さんにあったことから、 オートークビズを導入した時のITに対してのストレスはあまりなかったみたいですね。

鈴木店長:そうですね。現場でも楽になるならいいかなってプラスの声が多かったですね。

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結果

応募から20分で面接日程調整が確定するスピード感に驚き

鈴木様:オートークビズによって、メールやSMSでチャットボットのリンクを応募者に案内し、 チャットの中で自動で面接日程を決めてもらえるようになり、日程調整が本当に楽になりました。
実際に応募から20分程度で面接日程が確定するスピード感には驚きでした。


応募状況に対してどのようなアクションが行われているか 店舗ごとに可視化できるようになり、次のアクションを早めることができた

市川様:今までは本社で応募者を振り分けて、各店舗に投げた後の採用の進捗が把握できていなかったので、 毎月媒体会社さんに依頼して採用率の集計してもらっていました。
現在はオートークビズのファネル分析があるので、リルタイムにマイナビとタウンワークの両方の情報が入ってくれるようになって 店舗の採用状況が今どうゆう状況なのか、本社で可視化できるようになった事がすごく大きいですね。 これができるようになってから、応募があってから面接設定まで進んでいない時は本社から店舗にパスを出せるようになりました。


面接設定率は83%まで向上し、採用率が5倍に。 1ヶ月で約120万円の削減に役立っている

市川様:その結果、本社でも応募状況に対してどのようなアクションが行われているか店舗ごとに可視化できるようなったので、 採用に対して次のアクションを早められ、店舗全体でもともと50%程度だった面接設定率がオートークビズ導入月である8月には83%まで向上し、 その2カ月後の10月には応募者全員と面接設定をすることができるようになりました。
採用率はオートークビズ導入前の3倍まで増加し、メールや電話をする人件費や採用費も含めて計算すると1店舗当たり約4万円の削減となり、 店舗全体で1ヶ月あたり約120万円程度の削減に役立っております。
また管理者である店長の時間が確保できるようになった影響は大きく、お客様対応や部下育成など他の業務に集中でるようになりました。

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事業展開

ガソリンスタンドはお客様の身近なインフラとしてなくてはならない存在
今後も顧客本位の価値提供を行なっていける会社を目指して行きたい

市川様:現在は応募から面接日程完了までの業務の簡素化・効率化が進んでいるので、 今後はボトルネックがどこなのか全社を通じてと店舗別に分析していき、母集団の形成に役立てたいと思っております。

ガソリンスタンドはビジネス展開する上では一番お客様の身近でインフラとしてなくてはならいない存在です。
今後もガソリンスタンドの本質的な強みを高めるためにもプロフェッショナルな人材を揃えて、 顧客本位の価値提供を行い支持される会社を目指したいと考えています。

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