トップページ / 導入事例 / 株式会社コックス様
Header

株式会社コックス様 導入事例インタビュー

Faceimage 東証JASDAQ上場
株式会社コックス  人材開発グループ 鈴木さま

Q. まず、株式会社コックス様の事業の概要をお聞かせください。

全国にアパレル店舗などを250以上展開する、紳士衣料、婦人衣料、子供衣料並びに雑貨商品の企画・製造販売までをしている事業になります。

Q. 人材開発グループでは、応募者様対応に関してどんな業務を行ってきたのでしょうか。

実際のフローとしては、全国の店舗募集した販売スタッフを本社で一括管理し、本社から応募者様を店舗に振り分けるという業務をしています。そのあとは店舗から応募者様へ直接お電話をしていただいて、応募者様と連絡が取れたら面接が成立します。本社から応募者様を振り分ける業務を行ったあとは店舗の店長がいつ本社からの連絡を見たかまでは把握しておらず、その手前にあたる応募者様を店舗にお知らせする部分までをやっていました。

Photo02

Autokun 応募者様が面接前に途中離脱してしまう

Q. 月間の応募数と具体的な業務を教えてください。

応募人数でいうと時期によりますが、月間300~1000名前後です。

具体的な業務は店舗から求人の依頼を受け、地域や緊急性を考えて媒体の選定をし、web媒体へ掲載したり、取引先とやりとりをしながら求人を掲載したりしています。また応募者様の情報を社内のイントラで送付し、面接対応の依頼を店長へしています。基本的には店長が応募者様とやり取りするのですが、店長が応募者様と連絡が取れなかった場合は本社で対応しています。店舗から電話をかけて応募者様に連絡しますが、どうしても店長の手が空いてる時間にかけてしまうことが多いので、営業時間後の夜にかけてしまう場合もあるでしょうし、すぐかけることができても応募者様が電話を取れない状況だと繋がらなかったり。最近は電話が繋がらないことの方が多いです。さらにセキュリティ上、店舗から応募者様に直接メールができないルールになっているので、本社かエリアマネージャーからメールを送ることになるんですよね。そのため、そのメールをしてくださいっていう依頼が店長から本社に来て、それを受けて応募者様にメールをしています。ここで結構なタイムラグが発生している状態なんです。

細かい話になりますが、応募者様とメールで何度かやりとりしていると急に応募者様が返信履歴を消して、何日の面接がいいですってLINEのメッセージみたいに返信を受けることがあって。どの店舗の応募者の面接だったかをもう一度求人媒体にログインして確認したり前のメールを見返したり...正直とても時間がかかりますね

今はシステムを導入して一括管理していますけど、採用管理システムを入れる前は、応募者一覧もなかったんですね。結局各媒体に全部情報を取りにいって、それをエクセルに1件1件データを入れて応募者一覧を作成することもやっていました。各媒体に採用・不採用を入力する作業も都度行なっていました。

Q. その応募対応作業に毎日どれくらいの時間をかけていましたか?

毎日朝来てまずその応募者様の情報をメールで店舗に流すという作業と、そのあと店舗からの応募者様や店舗の個別対応の処理などもあって1日3時間くらいですかね。それを毎日やっていました

私一人で捌けるぐらいの量でしたけど、朝1時間だけやれば終わるという作業じゃなくて、その都度その都度応募がくるものなので、ちょこちょこ1日中応募がないかを確認する状態ではありました。

Q. そのフローの中で一番に感じた問題はどこでしたか?

応募者様への初回連絡までに時間のかかる対応をしてしまうと、歩留まりというか途中で辞退してしまう応募者様がすごく多くて。どんなに早く作業しても、どうしても本社と店舗間の連絡で時間がかかってしまうので、辞退が多くなっていたのが問題でした。

Q. 具体的には本社の担当の方にはどういう負担がありましたか。

毎日不定期にくる応募者様対応をしなければならず、ずっと自分の体をそこに開けてなければいけないという負担と、あとはそれを自分がもし見逃してしまったらそこでさらなるタイムラグが出るてしまうため気を張る精神的な負担と。それが1日に1件2件だったら漏れも出ないんですけど、10件、20件対応していると稀に漏れちゃうとか。1件1件の対応はさして難しいことじゃないのにそこに結構気を張らなければいけないという部分で、あまり生産性の高い仕事をしてるわけじゃないなぁと思っていました。

Q. 一方で店舗の担当者の方としてはどういう具体的な負担がありましたか。

店舗のスタッフは、待ち望んでいた応募者様がWebから来てるのに、本社からの連絡を待ってからの連絡になるっていうストレスがあると聞いていました。本社では結構早く対応しているつもりなんですけど、休日を挟んでしまうと翌週に対応せざるを得ない場合も多く、さらに店長が休日をとっていたら最終的に連絡できるのが応募から3日〜4日たっちゃって。。そこまで遅れてしまったら絶対応募者は他のところに行ってるよね、という無駄を感じる部分が悔しかったであろうなと思います。

Photo03

Autokun オートーク導入によって素早い応募者様対応が可能に

Q. ここでようやくオートークビズの話に移らさせていただきますが、ご導入いただいてどうでしたか?

端的に言うと店舗負担も、応募者様負担も、作業する本社負担もなくしてもらえたと思っています。

採用において誰も何もする必要はないという所が画期的で、今まで応募者の管理をしてくれていたスタッフが「私の仕事は無くなっちゃうんじゃないですか?」って思わず言ってしまったほどです。すごい一言ですが、以前に比べると、それくらい作業が軽減されました。「手がかからない」、という点がオートークの一番の魅力だと思っています。

オートーク導入によって素早い応募者様対応が可能となった今、応募率アップを実感している所です。これから、応募率アップに連動した採用率の向上、という最終ゴールに向けて進んでいきたいです。

Q. 応募者管理システムは導入しようと思っていたんですか?

はい。実は導入はしていたんです。店舗にIDとパスワードを付与して、店舗が応募者様を見る様にはしていたんです。ただそれぞれの店長が能動的にPCを開いて、応募者様対応をしてもらうフローになっていて。でも結局、店舗負担っていう意味では面接設定自体はメールなのか電話なのかもう一手間ありますよね。それが結局、店長の業務負担軽減までは出来なくて。リアルタイムに応募者情報は見れるようになっていたんですけどシステムの導入はマネージャーまでで滞ってしまっていました。でもセミナーで私が聞いてるのは、そこは本社からの教育にかかっていますと。

面接設定を速やかにしなきゃいけないよっていう部分は、やっぱり採用管理システムを入れても課題というか、本部側の課題というかチャレンジとしてあるよっていうことはセミナーでもよく聞いていて。店舗が運用出来ていないのは一括で本社が見れるので、面接設定やってないよねっていうのを指導する様な、そういう立場に回っていくっていうことで、スピーディーに応募者様とやりとりできるようになることがゴールだと思っていたんですけど。

でもオートークビズはその先をいってるというか1番手間である面接設定もしてもらえて応募者様の情報も確認できるシステムじゃないですか。なので店舗にとって1つのシステムで応募から面接設定まで出来て業務軽減になっているなと思っています。

Q. 従来の製品に比べてオートークビズどう違いますか。

1番の違いは今まさにお伝えした、応募者管理から面接設定まで一つのシステムで出来るというところです。オートークビズの方でも、採用・不採用の管理はできるようになってるじゃないですか。だから採用管理システムと面接設定システムを合わせた感じのシステムを作っていただいていると思っているのでとても円滑に採用フローを回すことができるようになりました。ということもあって、今後の運用は一本化できないか?という話も出てるんです。

Photo04

Autokun PCに不慣れなスタッフもスムーズに活用

Q. 導入されるに当たって懸念はありましたか。

当初の懸念は、店舗も応募者様もこの新しい形に馴染めるかという一点でした。そういう採用管理システムなどをセミナーで聞いて来たり、採用について日々携わっている人間だと、ああそのシステムいいね、となりますが、それとは別に個別の店舗がそこまでそのシステムを使うことに意欲的になれるかっていう部分は、未だに実際の現場で運用している訳ではないので、やっぱりそこは不安でしたね。でも秋田県の店舗で、担当者と応募者様がスムーズに面接設定までできていました。しかもその応募から面接設定までの時間が非常に短い時間だったということもあって、若年層で東京に住んでいる人間だけが馴染めるシステムではないんだってことも、年齢とか地域性とかっていう部分は払拭されたという風に思っていて。また、店舗のPCの問題等も1つ1つ丁寧に改善して頂いたことで、PCに不慣れなスタッフもスムーズに活用することができています。導入してとてもよかったなと思っています。

Q. 最後にオートークビズで期待する効果はありますか。

スピーディーな応募者様対応で歩留まりをなくすことによって、応募率アップからの採用率も向上させる、という部分が最終ゴールです。対応は早ければ早いほどいいので、応募率はアップするはず。一人の応募者は5社くらい応募してますから。

期待で言ったら面接設定率80%くらいまでいって頂いて入社率もアップして欲しいですね(笑)。

Photo05

Autokun 応募者様、運用する現場、本部の3者に快適なシステム

Q.我々のプロダクト開発に関して共感できたところはありますか

応募者様が面倒臭くないようにしてくれてるっていう、そこにブレがないっていうところが素晴らしいなと思っていて。いろんなシステムって導入してみても結局運用7割でカバーしていかなきゃいけないっていうのはよくあることだと思うんです。本社の人間だからなんとかそれについていけるけど、現場の人間にしてみたら面倒臭い、ていうことってあると思うんですけど。でも今のところ、その店舗からはとてもじゃないけどこれはできないっていう声が1つも上がっていないんですね。最初は全店舗へのアナウンスとか面倒な部分も色々あるかもしれないですけど、今の所触っちゃえばまあまあ簡単だったっていう声があって。いちユーザーとしてもそういう部分が導入して良かったと思っているから、応募者様、運用する現場、本部の3者に快適なシステムなんじゃないかなと思っています。

Q. 最後の最後の質問になりますが、オートークビズで1番気に入ってる部分はどこでしょうか。

1番気に入っている部分は「手がかからないところ」です。

あと導入にあたって、こういうテクノロジー系の方ってあまりコミュニケーションがうまくいかないのかなっていう風にうがった見方をしてたのがあったんですが、その辺も心配なくとてもやりやすかったです!本当にRegulus Technologiesさんと一緒にできてよかったです。

ありがとうございます。
インタビューは以上です。

Photo01