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応募者様、運用する現場、本部の3者に快適なシステム

株式会社コックス

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株式会社コックス

業種
:衣料ならびに雑貨商品の企画・製造・販売
従業員数
:1,828名
プラン
:ミディアム (月間300応募)
導入時期
:2018年8月
店舗数
:約300店舗
採用の体制
:全国の店舗募集した販売スタッフを本社で一括管理し、本社から応募者様を店舗に振り分ける
Subject
課題
  • 応募者対応の遅れによる歩留まり
  • 面接前の途中離脱
  • 人的ミスによる対応漏れ
Purpose
導入目的
  • 元々利用していた採用管理ツールでは
    1番減らしたかった店長の業務負担までは軽減できなかった
  • オートークビズは最も手間だった面接設定が自動でできて応募者様の情報も確認できるシステムだった
Result
結果
  • 応募者様負担も、作業する本社負担もなくなった
  • オートーク導入によって素早い応募者様対応が可能に
  • 応募率アップを実感

課題

“毎日不定期にくる応募者様対応への精神的な負担”

弊社では全国の店舗募集した販売スタッフを本社で一括管理し、本社から応募者様を店舗に振り分けたあと、店長に連絡する流れだったのですが、店長がいつ本社からの連絡を見たかまでは把握していない状態でした。
基本的には店長が応募者様へ直接電話して、連絡が取れなかった場合は本社で対応しています。最近は電話が繋がらないことの方が多いのでメールを送る事が多いのですが、セキュリティ上店舗から応募者様に直接メールができないルールになっているので、本社かエリアマネージャーからメールを送る必要があって、店長から応募者へのメールする際は、本社にメールの依頼をしていたため結構なタイムラグが発生してし そのため歩留まりや途中で辞退してしまう応募者様がすごく多くて。どんなに早く作業しても、どうしても本社と店舗間の連絡で時間がかかってしまうので、辞退が多くなっていたのが問題でした。

また、本社では毎日不定期にくる応募者様対応をしなければならず、ずっと自分の体をそこに空けてなければいけないという負担と、メールを見逃さないように気を張る精神的な負担がありました。
それが1日に1件2件だったら漏れも出ないんですけど、10件、20件対応していると稀に漏れちゃったり..。1件1件の対応はさして難しいことじゃないのにそこに結構気を張らなければいけないという部分で、あまり生産性の高い仕事をしてるわけじゃないなぁと思っていました。

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人事部 人事グループ 鈴木 様

導入目的

“オートークビズは最も手間だった面接設定が自動でできて
応募者様の情報も確認できるシステムだった”

元々導入したいた採用管理システムでは、応募があった際にリアルタイムで店舗が応募者様を見る様にしていたものの、面接設定自体は電話やメールで対応していたことから結局店長の業務負担軽減までは出来なかったことから、ツールを導入したものの活用が滞ってしまっていました。
なので、結局採用管理システムを入れても面接設定を速やかにしなきゃいけない部分は本部側の課題とかチャレンジとしてあるものだと思っていて、面接設定をツールに任せるという発想がありませんでした。
オートークビズは応募者管理だけでなくその先をいってるというか、1番手間である面接設定もしてもらえて応募者様の情報も確認できるシステムじゃないですか。1つのシステムで応募から面接設定まで出来て業務軽減できることから導入を決めました。



“導入前の懸念としては、店舗も応募者様もこの新しい形に馴染めるかが
心配でした。“

採用について日々携わっている人間だと、ああそのシステムいいね、となりますが、それとは別に個別の店舗がそこまでそのシステムを使うことに意欲的になれるかっていう部分と、応募者がチャットボットでの面接日程調整に抵抗がないか、実際の現場で運用している訳ではないので、やっぱりそこは不安でしたね。
でも秋田県の店舗で、担当者と応募者様がスムーズに面接設定出来ていて、しかもその応募から面接設定までの時間が非常に短い時間だったということもあって、若年層で東京に住んでいる人間だけが馴染めるシステムではないんだってことも、年齢とか地域性とかっていう部分は払拭されたという風に思っていて。また、店舗のPCの問題等も1つ1つ丁寧に改善して頂いたことで、PCに不慣れなスタッフもスムーズに活用することができています。導入してとてもよかったなと思っています。

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効果

“オートークビズの導入によって素早い応募者様対応が可能に“

端的に言うと店舗負担も、応募者様負担も、作業する本社負担もなくなったと思っています。
採用において誰も何もする必要はないという所が画期的で、今まで応募者の管理をしてくれていたスタッフが「私の仕事は無くなっちゃうんじゃないですか?」って思わず言ってしまったほどです。すごい一言ですが、以前に比べると、それくらい作業が軽減されました。「手がかからない」という点がオートークビズの一番の魅力だと思っています。
ツールの導入によって素早い応募者様対応が可能となった今、応募率アップを実感している所です。

いろんなシステムって導入してみても結局運用7割でカバーしていかなきゃいけないっていうのはよくあることだと思うんです。
本社の人間だからなんとかそれについていけるけど、現場の人間にしてみたら面倒臭かったり。
でも今のところ、その店舗からはとてもじゃないけどこれはできないっていう声が1つも上がっていないんですね。
最初は全店舗へのアナウンスとか面倒な部分も色々あるかもしれないですけど、今の所触っちゃえばまあまあ簡単だったっていう声があって。
いちユーザーとしてもそういう部分が導入して良かったと思っているから、応募者様、運用する現場、本部の3者に快適なシステムなんじゃないかなと思っています。

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事業展開

“最終ゴールはスピーディーな応募者様対応で歩留まりをなくし応募率アップからの採用率も向上させること”
Cox 4

採用の最終ゴールとしては、スピーディーな応募者様対応で歩留まりをなくすことによって、応募率アップからの採用率も向上させることです。対応は早ければ早いほどいいので、応募率はアップするはず。一人の応募者は5社くらい応募してますから。
期待で言ったら面接設定率80%くらいまでいって頂いて入社率もアップして欲しいですね。
これからもオートークビズを使って、円滑に採用フローを回していきたいと思います。

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