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株式会社CIN GROUP 派遣事業部では、東京と大阪を中心とした百貨店のデパ地下や商業施設内の限定ショップなど 誰もが知っているスイーツブランドのクライアントに対して、 ブランドイメージに合った最適なスタッフを派遣しており、月間約300〜600人もの応募者対応を行なっています。
同社はいかにして採用業務の効率化に取り組まれたのか、 派遣事業部のマーケター・新井 由美さんにお話をお伺いいたしました。

株式会社CIN GROUP

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株式会社CIN GROUP

業種
:労働派遣事業
従業員数
:1,828名
プラン
:スモール(月間応募100件)
導入時期
:2018年8月
採用の体制
:コーディネーター4人で構成される派遣事業部にて、
コーディネーター1名が面談日程調整業務を担当。
月間約300〜600人もの応募者対応を行なう
Subject
課題
  • スピード感を持った対応が難しい
  • 応募者管理が大変
  • 土日の応募者対応ができない
Purpose
導入目的
  • 応募者へのファーストコンタクトを早める
  • 日程調整時のコミュニケーションコスト削減
  • コーディネーター本来の業務のリソース確保
Result
結果
  • 月40時間掛かっていた日程調整業務の80%以上を削減
  • 本来の業務に集中できるようになった

課題

“日程調整だけで多くの工数やコミュニケーションが発生するためコーディネーターに対して高い負荷が掛っていた”

派遣事業部はコーディネーター4人で構成されていて、主に登録会にお越しいただいた応募者とお仕事をマッチングする業務を行なっております。
そのうちのコーディネーター1名が面談日程調整業務を担当しており、最低でも朝方と夕方の2回は応募者のチェックをし、応募者1人1人に電話を掛けていました。
1応募者あたり15分程度で済む日程調整業務ですが、応募数が多くなるとその分負担も大きくなります。
電話での応募者対応はタイミングによっても連絡がつくかどうかが決まってしまうため、折りを見て複数回掛ける必要がありました。
また、時間の経過と共に就業意欲が低下してしまうことや、既に他社での採用が決まってしまっている可能性もあるため、応募者へ連絡するまでの時間をなるべく短くすることが大切です。
ところが、人の手だとどうしてもスピード感を持った対応が難しく、日程調整だけで多くの工数やコミュニケーションが発生するため、コーディネーターに対して高い負荷が掛っ ていました。

“応募者を確認するために複数媒体の管理画面に応募者情報を見に行く必要があった”

また、応募者を集めるために複数の媒体に求人を掛けていたため、それぞれの媒体の管理画面に応募者情報を見に行く必要がありました。
そこから、重複チェックなどデータの整理をしながら手入力でエクセルに情報をまとめ、 ようやくこの時点で応募者に電話を掛ける事が出来る状態になります。
週明けの月曜日は特に忙しく、土日の間に対応できなくて溜まってしまった応募者情報を ひたすらエクセルに入力していく必要があって、コーディネーターにとってかなり負担だったと思います。
また派遣登録会に入りつつ応募があった方への連絡も並行して行うことになるため、すぐに対応できずに応募者への連絡が遅れてしまうことに困っていました。

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導入目的

“日程調整時のコミュニケーションコスト削減しコーディネーター本来の業務へのリソースを確保したい”

元々は他社のATS(採用管理システム)を使っていました。
ただ、応募があった際にコーディネーター宛てに送られてくるATSからの通知よりも、各求人媒体から応募があった際に届くメール通知の方が比較的早く届いていたので、 結局それぞれの媒体の管理画面に応募者情報を見に行く必要があり、あまりATSを入れている意味がなくなってしまったことがありました。。笑
コーディネーターの本来の仕事は、応募者と実際に会って会話をし、その方により最適な案件を探し、その仕事の魅力を最大限に伝えることです。
そういった本当に必要な業務に充てるリソースを確保をするために、日程調整などの単純作業は自動化するべきだと考え、 業務効率化のためのツールを色々探し始めた矢先に、たまたまオートークビズのサービスの案内のメールが来て、これめっちゃいい!ってなりました。



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結果

“1日2時間程度掛かっていた日程調整業務の80%以上を工数削減“

オートークビズを導入したことによって、コーディネーターは自動で面談が予約されるのを待つだけなので、 日程調整だけで月に40時間程度掛かっていた時間の80%以上を工数削減することができました。
元々人間が行なっていたことをツールが代わりにやってくれるので、 その分の空いた時間や工数を既に登録しているスタッフの掘り起こしや、 既存スタッフに案件紹介するための連絡をしたり、案件の情報更新をメインで行えるようになり、本来の業務に集中できるようになりました。

“10分に1回のクローリング機能に魅力“

他社サービスを検討していた時に、求人媒体からATSに応募者を取り込むタイミングが30分に1回だったり、媒体ごとにバラバラに取り込まれたり、 限られた求人媒体しか取り込めなかったり、なかなか丁度いいツールがなかったので、10分に1回のクローリング機能に魅力を感じました。

あと急に面談に来れなくなって連絡が取れなくなってしまった応募者が、後から何度も応募してきてしまうケースがたまにあって、 そういった重複応募者に対して日程調整の連絡が送られないように設定する事が出来るので助かってます。

事業展開

“期間限定の募集の際もオートークビズを活用していきたい“

弊社の場合通常の年間通じて募集している案件とは違って、バレンタインの時期限定の募集を出していたりしているのですが、今後もオートークビズを活用していきたいと思っています。
細かい部分で言うとたまにエラーが起きたりすることもありますが、変えたい要件の8割カバーできているので満足です。笑
完璧なシステム使うとなると、この金額じゃ到底使えないと思うので。
管理画面の操作でわからない部分や、チャットの編集などで少し複雑な設定をする必要がある時など、 カスタマーサポートからすぐ返答があるので助かっています。今後も是非お願いします!


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