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20代による20代のための人材紹介会社として、転職を希望される方々の転職サポートをする株式会社Asikaze。
同社は2019年4月に設立したばかりの走り出しのフェーズであり、直近のキャッシュフローを安定させるために スタートアップの営業代行やコンサルファームの人事など業務委託も請け負っています。
そのため日中は手が空かない事が多く、タイムリーな候補者への対応が中々できていない状況だったことから、 RPAを使って事務作業をできるだけ減らしてクリエイティブな業務に集中しようと考えました。
同社がいかにして課題解決に取り組まれたか、 代表の平井様を含む3名の方にお話をお伺いしました。

株式会社Asikaze

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株式会社Asikaze

業種
:有料職業紹介事業
従業員数
:4名
プラン
:スモール(月間100応募)
導入時期
:2019年8月
採用の体制
:月間約2万通のスカウトから、応募があった候補者に
コンサルタント2名で電話で日程調整を行う
Subject
課題
  • 候補者へ連絡するまで半日〜1日空いてしまう
  • すぐに予定が組めない方だと2,3日掛ってしまう
  • 返信を待っている間に自分のスケジュールが埋まってしまう
Purpose
導入目的
  • 一番負荷が大きい候補者との日程調整業務を効率化したい
Result
結果
  • こちらから一発ボールを投げて完結するのがめちゃくちゃ楽
  • googleカレンダーの自動連携によって、先の予定を気にせず入れられる
  • 他のエージェントに比べて、オートークビズが最速で一番早く日程を組める

課題

すぐに予定が組めない方だと2,3日掛ってしまって
その間にスケジュールが埋まってしまっていた

平井様:私たちは人材紹介会社のため直接自社の採用活動で利用しているのではなくて、 お取引している企業様からいただいたオーダーをもとに候補者へスカウトを日々打っています。
月間約2万通のスカウトを出していて、その中で月間100名以上の方からご応募をいただくような状況です。
そのうち7割くらいの方が面談に進みます。
前はコンサルタント2名で別々の媒体を使って電話で日程調整をししていて、1日中にスケジュールが組めたら早い方でした。
すぐに予定が組めない方だと、2,3日掛ってしまって、その間にスケジュールが埋まってしまって、 再度候補日を送る必要があるのでその分メールでのやりとりが発生してしまい、 どんどん工数が増えていってしまいました。


タイムリーなレスポンスができずに
応募者に連絡するまで半日〜1日空いてしまうことも

平井様:最初の頃は僕たちが他の業務委託とかも入っていたので、 タイムリーにレスポンスができないってことが多くて。
候補者から連絡が来たら即レスした方がいいじゃないですか。
でも日程これですってきた時にすぐにカレンダー見て、すぐ返信っていうのができなくて。

中村様応募者に連絡するまで半日とか1日とか空いてしまうことがありました。
その間に(候補者の)予定が入ってしまったりすると、ちょっと提示していたんですが、 無理でしたっていうやりとりが発生するため、非常に面倒でしたね。
あと今振り返れば、日程調整を手動でしていた頃って、受け漏れのチェックして、 応募者が被ってないか、間違いがないか、様々なことを目視でチェックしていたことも 精神的に負担があったなって思います。

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導入目的

一番負荷が大きい部分が候補者との日程調整だった
その課題を解決しようと取り組み始めたことが「オートークビズ」導入のきっかけ

平井様:会社の立ち上げ当初から、RPAを使って事務作業をできるだけ減らしてクリエイティブな業務に集中しようと考えていたため、 最初の段階からツールの導入を検討していました。
最初は自分でRPAを組んでみたりもしましたが、やはりプロに一度相談してみようということで、 ネットで調べてオートークさんにご連絡した次第です。
一番負荷が大きい部分が候補者との日程調整だと感じていたため、 その課題を解決しようと取り組み始めたことが「オートークビズ」を導入したきっかけとなります。


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結果

こちらから一発ボールを投げて完結するのがめちゃくちゃ楽

柴崎様:日程調整って、こっちからボールを投げて返ってきてっている双方のやりとりが発生するので、 日程が決まるまでなかなかコントロールできない部分があるんですよね。
オートークビズを使った場合は、こちらから一発ボールを投げて完結するので、めちゃくちゃ楽になりました。
勝手にgoogleカレンダーと自動連携させているため、何もせずにFIXされるのも便利で、気にせず先の予定を入れることができるようになりました。


オートークビズを使っているところが最速で一番早く日程を組める

平井様:今も業務委託で人事の仕事をしたりしているんですが、 日程調整業務は専任の事務員を雇う必要があるほど業務負担が大きい部分だ と感じており、そこを効率化できるとなると、人材紹介会社にとってはかなりインパクトが大きいと考えております。
他のエージェントとかと予定組んでる人とかもいるんですが オートークビズを使っているところが最速で一番早く組めると評判です。 本来は人材紹介向けの仕様ではないんだけど、むしろ紹介にこそ合うサービスだよね。 面接確約のスカウトなので、返信来た方は全員日程調整できている。 できれば人材紹介向けにリニューアルしてほしいです。笑

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事業展開

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平井様:人材紹介業だと、本来は候補者との面談とその準備に全ての時間を使うことが理想的なので、 ゆくゆくはスカウトや応募、面談日程調整までの工程を一括で自動化し、 候補者と直接向き合う時間増やすことによって本質的な価値提供を目指していきたいと考えています。
人数が少なくても僕たちが注力すべきところに時間を使えるようにするために、 そのほかの雑務の部分をツールを使って全て自動化することが理想的だなと思います。
DBから応募があったら勝手に日程調整送られて、日程調整がFIXするとか、 ゆくゆくは完全自動化したいですね。

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